Comme on ne peut plus inscrire de mentions en marge d’un document qui initialement était sur papier, ou en marge d’un document transmis électroniquement, un espace est réservé à cette fin dans l’entête de chaque document, dans une marge dite virtuelle. Légalement, cette marge virtuelle est nommée Registre des mentions.
Ce registre est créé après l'informatisation d'un BPD. À partir de ce moment, toute mention concernant un acte au long, un acte divers, une radiation ou un avis d'adresse est consignée dans ce registre. La mention devant être inscrite en marge d'un document fait partie intégrante du document, c'est pourquoi la partie supérieure de l'acte comprend toujours le Registre des mentions. Pour cette raison, le document publié et le Registre des mentions deviennent indissociables.
La façon d'accéder au Registre des mentions diffère selon que l'information recherchée concerne un document conservé sur support papier ou sur support informatique. On désigne par documents conservés sur support papier, les documents antérieurs à l'informatisation qui n'ont pas été numérisés. Les documents conservés sur support informatique sont les documents papier antérieurs à l'informatisation numérisés massivement, ou sur demande, ainsi que les documents informatisés publiés après l'informatisation de chacun des BPD.
Pour les documents conservés sur support informatique, toute mention devant être inscrite en marge de ces documents après l’informatisation du BPD, fait partie intégrante du document. En effet, la partie supérieure de l’acte comprend toujours le Registre des mentions. Dans ce cas, pour accéder au Registre des mentions, il faut obligatoirement consulter ou commander le document concerné. Dans la barre de navigation, le client doit appuyer sur le bouton Consulter ou sur le bouton Commander et sélectionner Acte, radiation, avis d’adresse dans la fenêtre active présentée.
Pour les documents conservés sur support papier, le Registre des mentions peut être consulté directement, c’est-à-dire sans devoir consulter le document concerné. Cette consultation est gratuite. Dans la barre de navigation, le client doit appuyer sur le bouton Consulter et sélectionner le Registre des mentions. Lorsque le client commande une copie d'un document conservé sur support papier, il reçoit le document et, s’il y a lieu, copie du Registre des mentions.
Dans le cas où le client demande à consulter le Registre des mentions pour un document conservé sur support informatique, un message l'informe que l'accès direct à ce registre n'est disponible que pour les documents conservés sur support papier; on doit obligatoirement consulter ou commander le document concerné. Dans la barre de navigation, le client doit appuyer sur le bouton Consulter, sélectionner Acte, radiation, avis d'adresse dans la fenêtre active présentée et demander à nouveau son document.
Le client ne peut commander une copie du Registre des mentions. Lorsqu'il commande une copie d'un document conservé sur support papier, il reçoit le document et, s'il y a lieu, copie du Registre des mentions.
Après avoir appuyé sur le bouton Consulter de la barre de navigation et sélectionné le Registre des mentions dans la fenêtre active, le client doit suivre les étapes 1 à 3 expliquées ci-après pour afficher le résultat de la recherche à son écran.
Après avoir appuyé sur le bouton Consulter de la barre de navigation et sélectionné le Registre des mentions dans la fenêtre active, le client doit suivre les étapes 1 à 3 expliquées ci-après pour afficher le résultat de la recherche à son écran.
Pour connaître la signification des boutons et des icônes de la barre de navigation de cet écran, consulter la section : Les produits et services offerts par le Registre foncier.
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