Étape 1 - Critères de sélection | Étape 2 - Confirmation de la demande | Étape 3 - Affichage du document demandé
Étapes du processus de consultation
Étape 1 - Critères de sélection
Étape 2 - Confirmation de la demande
Étape 3 - Affichage du document demandé
Cette fenêtre permet de saisir les critères de recherche d'un acte, d’un avis d’adresse ou d’une radiation.
La numérisation de tous les actes au long retranscrits dans les registres A, B, etc., ainsi que les actes de nature spécifique contenus dans divers registres (ex. : saisie, action sur privilège) entraîne des particularités, à savoir :
Lors de la saisie d'un numéro d'inscription original, tous les documents ayant le même numéro s'afficheront à l'écran; une description unique pour chacun facilitera la recherche.
Par défaut, la circonscription foncière conservée pour la session Web courante est présentée. Si la valeur n'est pas celle souhaitée, il faut sélectionner la circonscription foncière appropriée, à partir de la liste déroulante.
Si le document recherché a été présenté après l'informatisation du BPD de la circonscription foncière, le nom de la circonscription foncière est facultatif. En effet, les numéros d’inscription des documents attribués après l’informatisation sont uniques à travers la province. Le nom de la circonscription foncière est obligatoire dans le cas des documents antérieurs à l'informatisation.
Il faut sélectionner une entrée à partir de la liste déroulante, en cliquant sur la flèche à la droite du champ de saisie. Les valeurs sont les suivantes :
Saisir le numéro d'inscription du document recherché. Le numéro d'inscription doit toujours débuter par un chiffre en ajoutant au besoin la lettre « A » s'il s'agit d'un doublon (*).
(*) Un doublon est un numéro identique attribué sur deux actes différents. Afin de les rendre uniques, la lettre « A » est ajoutée au numéro d'inscription du deuxième document.
Lorsque tous les renseignements ont été saisis, il faut activer ce bouton pour acheminer la demande de consultation et poursuivre ensuite vers la prochaine étape. Le résultat de la recherche est soit une liste de tous les documents qui rencontrent les critères de recherche utilisés, ou un message annonçant que le document est absent du système informatique.
Le client peut commander une copie d'un document à partir du site Web. Pour ce faire, il doit annuler sa demande de consultation en appuyant sur le bouton « Annuler » et retourner à la page de bienvenue. Par la suite, il doit recommencer le processus en cliquant sur le bouton « Commander » et sélectionner Acte, radiation, avis d'adresse dans la liste déroulante présentée.
Ce bouton doit être activé pour effacer les critères sélectionnés et recommencer la saisie.
Il faut activer ce bouton pour annuler la saisie des critères de la recherche en cours et retourner à la page de bienvenue.
Une liste de résultats est affichée au bas de l'écran lorsque plus d'un document répond aux critères de recherche.
Deux résultats sont susceptibles de se produire selon que le document demandé est présent au système informatique ou qu'il est conservé papier au centre de numérisation et de conservation.
1er résultat :
Cette fenêtre apparaît à la suite d'une recherche pour les actes au long, les actes divers ou les radiations pré-informatisation. Le système affiche tous les numéros d'inscription similaires, avec ou sans suffixe, correspondant au numéro demandé de même que tous les numéros correspondants pour les circonscriptions foncières fusionnées. Chaque fois qu'un suffixe complète un numéro d'inscription, une description de ce dernier est affichée. Si l'un des documents est conservé sur support papier, une icône (feuille) apparaît à gauche du numéro de document. Suite à la demande de consultation, ce document sera disponible sur le site dans un délai de 24 heures.
Cette fenêtre apparaît également pour les avis d'adresse pré-informatisation et post-informatisation, lorsque plus d'une séquence sera retrouvée au cours de la recherche du document demandé.
Pour sélectionner le document désiré, il faut sélectionner le bouton radio situé à gauche du numéro de ce document. Si le document n'est pas disponible, un message s'affiche pour en expliquer la raison.
Les résultats de recherche de cette section permettent d'avoir la liste de tous les autres types d'actes qui portent le même numéro d'inscription dans la circonscription foncière sélectionnée (incluant les circonscriptions foncières fusionnées).
Activer ce bouton permet de confirmer la sélection du document indiqué dans la section Résultat de la recherche.
Il faut activer ce bouton pour annuler la saisie des critères de la recherche en cours et retourner à la page de bienvenue.
2e résultat :
Cette fenêtre s'ouvre lorsque le document recherché n'est pas disponible dans le système informatique du Registre foncier. Un message y précise que le document est conservé sur support papier et qu'il sera disponible sur le site dans les 24 heures ouvrables si l'utilisateur en fait la demande. Pour faciliter la recherche et éviter toute ambiguïté, le demandeur peut fournir des renseignements complémentaires dans le champ intitulé « Précision sur la demande ».
Le système informatique du Registre foncier a instauré une nouvelle nomenclature pour distinguer les numéros en doubles (doublons) et autres particularités repérées dans les actes au long, les radiations, les avis d'adresse et les actes divers lors de la numérisation massive.
Que ce soit pour demander ou commander un document, le client peut donc faciliter la recherche en apportant une précision au numéro d'inscription (texte d'au maximum 500 caractères) dans le champ de saisi « Précision sur la demande ».
« Actes au long »
Indiquer dans quel registre et s'il y a lieu, le nom des parties à l'acte ou toute autre information jugée pertinente.
« Radiations »
Indiquer l'année, le nom du créancier et/ou débiteur, le numéro de lot et le nom du cadastre, une référence au numéro d'inscription de l'acte à radier ou toute autre information jugée pertinente.
« Avis d'adresse »
Indiquer le nom du bénéficiaire, l'année du dépôt, une référence au numéro d'inscription de l'acte au long s'il y a lieu ou toute autre information jugée pertinente.
« Actes divers »
Indiquer le type série (exemple : Expropriation, Bordereau, Fiducie) ou toute autre information jugée pertinente.
Activer ce bouton permet de rendre le document disponible sur le site dans les 24 heures ouvrables.
Activer ce bouton permet d'annuler la saisie et de faire une nouvelle demande.